Privacyverklaring

Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Wie zijn wij?

Van Peer Company B.V., gevestigd aan Vincentiusstraat 8, 4701 LP Roosendaal, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 70187797.

Voor vragen of verzoeken over privacy kunt u contact opnemen met Sander van Peer via sander@vanpeercompany.nl, telefonisch via +31 85 060 1672 of per post op bovenstaand adres.

Voor welke gegevens geldt deze verklaring?

Deze verklaring gaat over ons eigen klantcontact, offertes, opdrachten, administratie en contact via het VPC Portaal en WhatsApp. Wanneer wij binnen een opdracht persoonsgegevens verwerken namens een opdrachtgever, gelden daarvoor de afspraken met die opdrachtgever en, waar van toepassing, een verwerkersovereenkomst.

Wij verwerken de gegevens die u ons verstrekt, zoals naam, bedrijfsnaam, functie, contactgegevens, berichten, meegestuurde documenten, afspraken en informatie die nodig is voor een offerte of opdracht. Bij betalingen en facturatie verwerken wij ook de daarvoor benodigde administratieve gegevens. Zakelijke contactgegevens kunnen daarnaast van uw werkgever of een andere contactpersoon binnen uw organisatie komen.

Bij digitaal contact kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals tijdstippen, bericht-ID's, afleverstatussen en gegevens die nodig zijn voor beveiliging en het oplossen van storingen. Stuur via WhatsApp bij voorkeur geen wachtwoorden, kopieën van identiteitsdocumenten of andere gevoelige gegevens.

Waarom verwerken wij gegevens?

Wij gebruiken gegevens om uw vragen te beantwoorden, offertes op te stellen, afspraken vast te leggen, opdrachten uit te voeren en onze administratie bij te houden.

Wanneer u zelf partij bent bij een overeenkomst, baseren wij noodzakelijke verwerking op de uitvoering daarvan of op uw verzoek om voorbereidende stappen te nemen. Voor contact met medewerkers van zakelijke klanten en het beheren van zakelijke relaties gebruiken wij ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te organiseren en contact te onderhouden. Daarbij wegen wij uw privacybelangen mee. Voor fiscale administratie geldt een wettelijke verplichting. Noodzakelijke beveiliging en het voorkomen van misbruik berusten op ons gerechtvaardigd belang om onze systemen en gegevens te beschermen.

Als wij voor een verwerking uw toestemming vragen, kunt u die op ieder moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U hoeft geen WhatsApp te gebruiken: u kunt ons ook per e-mail of telefoon bereiken. Zonder bepaalde contact- of opdrachtgegevens kunnen wij uw vraag of opdracht mogelijk niet behandelen.

WhatsApp en Odoo

Wij gebruiken WhatsApp Business voor zakelijk klantcontact. Wij bereiden een koppeling met Odoo voor. Zodra deze in gebruik is, ontvangen en beantwoorden wij WhatsApp-berichten in Odoo. Naam, telefoonnummer, berichtinhoud, bijlagen en bijbehorende berichtgegevens kunnen daarbij worden verwerkt en in Odoo worden opgeslagen. Relevante afspraken en informatie kunnen deel worden van het klant- of opdrachtdossier. Deze beschrijving betreft de nieuwe koppeling; bestaande chatgeschiedenis wordt niet automatisch volledig overgezet.

Voor het aanbieden van WhatsApp verwerken WhatsApp en Meta ook gegevens onder hun eigen voorwaarden en privacybeleid. Zie WhatsApp Privacy Policy en WhatsApp Business Data Processing Terms. Informatie over Odoo en zijn dienstverleners staat in het privacybeleid van Odoo.

Gespreksopname en automatische transcriptie van telefoongesprekken zijn momenteel niet ingeschakeld. Als dit verandert, informeren wij betrokkenen vooraf over het doel en de toepasselijke voorwaarden.

Wie ontvangt gegevens?

Gegevens zijn beschikbaar voor personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden en voor dienstverleners die onze systemen ondersteunen. Voor klantbeheer en communicatie gebruiken wij Odoo; voor WhatsApp gebruiken wij WhatsApp/Meta en voor zakelijke telefonie DIDWW/phone.systems. Waar nodig verstrekken wij gegevens aan administratieve dienstverleners of bevoegde instanties wanneer de wet dat verlangt.

Voor zakelijke e-mail gebruiken wij Microsoft 365 (Office 365). Het VPC Portaal wordt gehost op Microsoft Azure. Microsoft verwerkt in het kader van deze diensten e-mail- en portaalgegevens voor de levering en ondersteuning van de betreffende diensten.

Onze website wordt gehost bij TransIP. Voor onze boekhouding gebruiken wij Odoo, waarin wij de voor facturatie en administratie benodigde klant- en financiële gegevens verwerken.

Voor ondersteuning bij teksten, analyse en softwareontwikkeling gebruiken wij OpenAI en Claude van Anthropic. Daarbij beperken wij persoonsgegevens tot wat voor het doel nodig is en anonimiseren wij informatie waar mogelijk. Herkenbare klantgegevens mogen volgens ons beleid alleen worden gebruikt in een daarvoor beoordeelde zakelijke omgeving met passende verwerkingsafspraken. Wij voeren geen wachtwoorden, identiteitsbewijzen of bijzondere persoonsgegevens in algemene AI-chats in. Voor persoonsgegevens beoordelen wij vooraf de noodzaak en de toepasselijke grondslag; het gebruik van AI vormt op zichzelf geen grondslag.

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Odoo beschrijft in zijn privacybeleid het gebruik van Europese standaardcontractbepalingen voor bepaalde doorgiften tussen groepsmaatschappijen. Voor WhatsApp Business beschrijven de Data Transfer Addendum en de bijbehorende verwerkingsvoorwaarden de toepasselijke doorgifteafspraken. U kunt ons via sander@vanpeercompany.nl vragen om informatie over de waarborgen die op onze verwerking van toepassing zijn en om een kopie daarvan.

Ook bij Microsoft, TransIP, OpenAI en Anthropic zijn de verwerkingslocaties en doorgifteafspraken afhankelijk van de gebruikte dienst. Ons beleid is om bij doorgifte buiten de EER een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals Europese standaardcontractbepalingen en waar nodig aanvullende maatregelen, te controleren voordat wij persoonsgegevens via die dienst verwerken.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Ons bewaarbeleid is als volgt:

• Losse vragen zonder vervolgopdracht en de daarbij horende WhatsApp-berichten: uiterlijk twaalf maanden na afhandeling verwijderen, tenzij een concrete reden langer bewaren noodzakelijk maakt.
• Contactgegevens en informatie in lopende klant- en opdrachtdossiers: zolang die voor de relatie of uitvoering nodig zijn. Na beëindiging beoordelen wij welke informatie nog nodig is voor nazorg, verplichtingen of rechtsvorderingen; overige gegevens verwijderen wij.
• Fiscale basisadministratie: in beginsel zeven jaar. Voor gegevens waarvoor wettelijk een andere termijn geldt, volgen wij die termijn. Dit betekent niet dat alle WhatsApp-gesprekken zeven jaar moeten worden bewaard.

Na afronding van een opdracht verwijderen wij overbodige werkbestanden binnen twaalf maanden. Van het resterende dossier bewaren wij uitsluitend wat nodig is voor nazorg, wettelijke verplichtingen of het onderbouwen van rechtsvorderingen. Wij beoordelen die noodzaak jaarlijks, aan de hand van lopende afspraken, geschillen en toepasselijke wettelijke termijnen.

Voor technische logs onder ons eigen beheer hanteren wij maximaal negentig dagen, behalve wanneer gegevens nodig zijn voor onderzoek naar een concreet incident. Voor eigen herstelback-ups hanteren wij een doorlopende termijn van maximaal negentig dagen. Voor back-ups en technische gegevens die onze dienstverleners beheren, gelden de termijnen van de betreffende dienst. Verwijderde gegevens kunnen daarin tijdelijk blijven staan totdat de back-up wordt overschreven of verwijderd; na herstel passen wij eerdere verwijderverzoeken opnieuw toe. Verwijderen bij VPC verwijdert niet automatisch de kopie bij uw gesprekspartner.

Uw rechten

U kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Ook kunt u, wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor gelden, vragen om beperking van de verwerking of overdracht van gegevens en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken.

Mail uw verzoek aan sander@vanpeercompany.nl, bijvoorbeeld met het onderwerp 'Privacyverzoek' of 'Verwijder mijn WhatsApp-gegevens'. Vermeld het telefoonnummer of e-mailadres waarmee u contact met ons had, zodat wij de betreffende gegevens kunnen vinden. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit op een passende manier te controleren; stuur niet uit eigen beweging een identiteitsbewijs mee.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als verlenging wettelijk is toegestaan en nodig blijkt, laten wij dat binnen die maand weten, met de reden. Verwijdering is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt. In dat geval leggen wij uit welke gegevens wij nog moeten bewaren en waarom.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Website, beveiliging en geautomatiseerde beslissingen

Het contactformulier op vanpeercompany.nl gebruikt uw naam, eventueel bedrijfsnaam, e-mailadres, gekozen onderwerp en bericht om een e-mail op te stellen. Het formulier opent hiervoor uw eigen e-mailprogramma. Wij ontvangen het bericht pas wanneer u het daar daadwerkelijk verstuurt. Wij gebruiken deze informatie om uw vraag te behandelen, op de hiervoor beschreven grondslag voor klantcontact.

De website bevat links naar WhatsApp en LinkedIn. Wanneer u deze volgt, gelden ook de privacyvoorwaarden van die diensten.

De huidige website laadt lettertypen via Google Fonts. Daarbij ontvangt Google technische gegevens, waaronder uw IP-adres, om de lettertypen te kunnen leveren. Zie de privacy-informatie over Google Fonts.

Voor de levering en beveiliging van de website kunnen technische gegevens, zoals IP-adres, opgevraagde pagina en tijdstip, in serverlogs worden verwerkt. Deze verwerking dient ons gerechtvaardigd belang om de website beschikbaar te houden en misbruik te onderzoeken.

Onze website en onze Odoo-omgeving zijn bereikbaar via HTTPS, waarmee gegevens tijdens het transport worden versleuteld. Ons beveiligingsbeleid schrijft persoonlijke accounts, beperkte toegangsrechten en tweestapsverificatie voor waar de dienst dit ondersteunt. Toegang tot klantgegevens wordt alleen verleend wanneer dat nodig is voor de werkzaamheden en ingetrokken wanneer die noodzaak vervalt.

Volgens ons beleid worden beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen niet uitsluitend door software of AI genomen. Een persoon beoordeelt dergelijke beslissingen; AI-uitvoer wordt gecontroleerd voordat wij deze voor zulke beslissingen gebruiken.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze verandert. De actuele versie staat op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u waar dat nodig is ook rechtstreeks.