Project · Maatwerk
NJR Inschrijfportaal
Van papieren formulier naar digitaal portaal voor de Nationale Jeugdronde.
Elk jaar strijden honderden jonge wielrenners van tien tot veertien jaar in de Nationale Jeugdronde. Tot 2025 verliep de inschrijving volledig op papier — formulieren per post, losse e-mails, en spreadsheets die handmatig werden bijgehouden. Voor Stichting Nationale Jeugdronde bouwde Van Peer Consultancy een volledig digitaal inschrijfplatform op maat, met extra zorg voor de privacy van de minderjarige deelnemers.
De vraag
Een vrijwilligersbestuur, een korte inschrijfperiode, en honderden formulieren die ergens tussen ouders, ploegleiders en wedstrijdadministratie moesten landen. De papieren werkwijze hield het twintig jaar uit, maar werd ieder jaar krapper.
NJR wilde één plek waar ouders zelfstandig konden inschrijven, ploegleiders hun ploeg konden samenstellen, en het bestuur in real-time zag waar capaciteit, betalingen en akkoorden stonden — zonder dat iemand nog iets hoefde over te typen.
Voor drie doelgroepen
Voor ouders
Een eenvoudige inschrijfwizard. Geen account, geen wachtwoord, gewoon een persoonlijke link en vijf stappen: gegevens, medische informatie, eventueel gastgezin, betaling, akkoord. Wie halverwege stopt, pakt later via dezelfde link verder op.
Voor ploegleiders
Het ploegleidersportaal: uitnodigingen versturen, volgen wie heeft ingeschreven, rugnummers toekennen. Alleen de eigen ploeg zichtbaar, niet die van anderen.
Voor het bestuur
Een centrale beheerderomgeving voor edities, ploegen, betaalstatus, capaciteit en e-mailteksten. Aan het eind van de inschrijfperiode: één klik, volledige export voor de wedstrijdadministratie.
Gegevens van kinderen vragen een ander niveau
Werken met gegevens van kinderen vraagt om een ander veiligheidsniveau dan een doorsnee inschrijfformulier. Het portaal is daar van begin af aan op ontworpen: medische gegevens zijn alleen zichtbaar voor wie ze écht nodig heeft, iedere wijziging in deelnemersgegevens wordt vastgelegd in een audit log, en persoonsgegevens worden na afloop van de editie automatisch geanonimiseerd — statistieken blijven, identiteiten verdwijnen.
Geen externe analytics, geen tracking, geen cookies van derden. Wat NJR verzamelt, blijft bij NJR.
Geen abonnement, geen vendor lock-in
Bewust gekozen voor maatwerk in plaats van een bestaand inschrijfpakket. Geen maandelijks abonnement, geen leveranciersafhankelijkheid: NJR is eigenaar van de code, de data en de infrastructuur. De applicatie draait op een eigen server, met betalingen via Mollie.
Editie 2025 volledig digitaal
Ouders schrijven hun kind in tijdens een koffiepauze, ploegleiders zien in één oogopslag waar hun ploeg staat, en het bestuur hoeft geen formulieren meer te legen of betalingen handmatig af te vinken. De tijd die vroeger naar administratie ging, gaat nu naar het evenement zelf.
Een vergelijkbaar vraagstuk in een vereniging of evenementenorganisatie?
Voor sport-, vrijwilligers- en evenementenorganisaties die hun deelnemersadministratie willen digitaliseren — plan een vrijblijvend gesprek.